WEB - medlem.

Web-Medlem

Brugervejledning til WEB-medlem
WEB-MEDLEM er et internet-baseret medlemsregister, hvor gilderne selv vedligeholder egne oplysninger direkte i basen via nettet. Medlemsregisteret indeholder alle stamoplysninger om gildet: navn, oprettelsesdato, tilknytning til distriktsgilde, hjemmesideadresse o.s.v.
Medlemsadministrator	I hvert gilde er Gildemester, Kansler og Skatmester på forhånd tildelt rettigheder som medlemsadministrator. Hvis det i et gilde ikke er en af disse, der skal vedligeholde medlemskartoteket, kan Gildeledelsen tildele en anden person rollen som medlemsadministrator. Medlemsadministratorer vedligeholder oplysninger om gildet og alle dets medlemmer. Enkelte oplysninger kan dog kun ændres af Landsgildekontoret. Denne begrænsning er for at sikre at evt. juridiske krav er overholdt. Det er f.eks. oplysninger om, hvem der er gildemester, gildekansler og gildeskatmester (vi skal være sikre på, at der er en hel ledelse i alle gilder). Overalt gælder, at ændringer ikke gemmes, før man har klikket på [Gem rettelser]. Nogle steder bliver man bedt om at bekræfte, at ændringer skal gemmes. Derudover kan landsgildekontoret naturligvis se og vedligeholde alle oplysninger på alle gilder. Oprettelse af nyt medlem: Knappen til "Opret medlem" findes nederst på medlemslisten. Oprettelse af et nyt medlem sker i to tempi: Først oprettes personen, herefter tildeles han/hun de aktuelle kategorier (om gruppetilhør, indmeldelsesdato osv.) Sletning af et medlem: Et gildemedlem kan som udgangspunkt ikke slettes. Årsagen er, at oplysninger om indmeldelsesdato m.v. skal bevares i tilfælde af, at den pågældende på et senere tidspunkt bliver indmeldt i et andet gilde – så skal anciennitet m.v. overføres. Udmeldelse af et medlem: Udmeldelse sker ved at benytte ”Udmeld medlem”-knappen nederst på siden med medlemmets oplysninger. Herefter vil personen ikke længere fremgå af gildets medlemslister, men kan ses af landsgildekontoret og gildet ved søgning på udmeldte medlemmer. Efter brug af ”Udmeld medlem” skal ”Gem rettelser”-knappen IKKE benyttes. Er en person oprettet ved en fejl gives besked til Landsgildekontoret, som har mulighed for at slette personen helt. Overførsel fra et gilde til et andet: Dette meddeles landsgildekontoret af begge berørte gilder. Landsgildekontoret foretager overførslen. Genoptagelse: Ved ønske om genoptagelse af et tidligere medlem, meddeles dette til landsgildekontoret.
Personer tilknyttet gildet	Ud over oplysninger om gildet indeholder WEB-medlem også oplysninger om alle de medlemmer, som er tilknyttet gildet. Disse oplysninger skal gildet fremover holde ved lige direkte i WEB-medlem i stedet for som hidtil ved at ringe, skrive eller e-maile til Landsgildekontoret. Det gør processen hurtigere og mindsker risikoen for fejl. Kommer man i tvivl, er Pernille på kontoret naturligvis altid til tjeneste med råd hjælp og vejledning! Enkelte oplysninger kan dog kun vedligeholdes / rettes af Landsgildekontoret. Det gælder eksempelvis oplysning om, hvem der er gildemester, gildekansler og gildeskatmester - fordi vi skal være sikre på at kende disse juridiske nøglepersoner. Så når I skifter Gildemester, Kansler eller Skatmester, skal I forsat informere Landsgildekontoret som hidtil.
Udskrivningsmuligheder	Der er mulighed for at udskrive forskellige medlemslister. Fra starten er der kun oprettet enkelte liste-layouts, men på baggrund af erfaringerne opretter vi de listetyper, der er behov for. Det kan f.eks. være liste til etiketter m.v. Der er desuden mulighed for at eksportere oplysninger til Excel.
Ændringer	I den kommende tid vil der løbende ske småjusteringer af systemet i takt med, at vi og medlemmerne får erfaringer med brugen.

Oversigt over kategorier i WEB-medlem
Oplysninger om de enkelte medlemmer (udover adresse- og telefon oplysninger) findes ved hjælp af kategorier (om gruppetilhør, indmeldelsesdato osv.).
GM, GS og GK	Enkelte oplysninger vedligeholdes / rettes af Landsgildekontoret. Det gælder eksempelvis oplysning om, hvem der er Gildemester, Gildekansler og Gildeskatmester - fordi vi skal være sikre på at kende disse juridiske nøglepersoner. Så når I skifter Gildemester, Kansler eller Skatmester, skal I forsat informere Landsgildekontoret som hidtil.
Medlemsadministrator	Medlemsadministratorer kan vedligeholde oplysninger om gildet og alle dets medlemmer.
Lydbånd Sct. Georg	Der er mulighed for at få Sct. Georg tilsendt som lydbånd.
GIM og GU	Gildet skal her markere, hvem der er valgt som gildets internationale medarbejder og gildets uddannelsesmedarbejder.
Optaget, Væbner og Ridder	Gildet skal her markere og indsætte datoer for optagelse, væbner og for ridder.
Gruppe, Laug og Udvalg	Her kan gildet markere og indsætte en tekst (eller nummer), der fortæller hvilken gruppe, laug eller udvalg den enkelte er medlem af.
Særlige jobs	Her kan gildet markere og indsætte en tekst, der fortæller, hvilket særligt job den pågældende varetager i gildet.
Sct. Georg	Gildet skal her markere og indsætte ”1” for de medlemmer der skal modtage bladet. Hvis en ægtefælle ikke skal modtage bladet, skal der ikke markeres, og feltet skal være blank eller 0.
Udland gb	Marker her, hvis medlemmet bor i udlandet
Udmeldt og Død	Hvis gildet skal udmelde et medlem (incl. dødsfald), skal billedet for det enkelte medlem åbnes og den pågældende udmeldes med den knap i bunden af skærmen, der hedder ”Udmeld person”. Følg herefter instruktionen på skærmen.